Overview Sistem informasi akuntansi (SIA)

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. SIA , Sistem dan Data

           Ada beberapa pengertian dari sistem informasi akuntansi, sistem dan prosedur, sistem akuntansi, sistem informasi manajemen.

Menurut W. Gerald Cole:
         Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disususn sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.

Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical) yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

Menurut Steven A. Moscov:
        Sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut sub-sistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Menurut Howard F. Stettler:
        Sistem akuntansi adalah kumpulan formulir, catatan, prosedur, alat dan manusia yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan
Tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga pemerintah untuk menilai hasil usahanya.

Menurut Steven A. Moscov:
        Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan pihak luar (seperti kantor pajak, kreditur, pemerintah) dan pihak dalam (manajer dan karyawan)

Data dan Informasi
        Dari pengertian diatas timbul perbedaan antara data dengan informasi. Data adalah masukan/input yang akan diproses menjadi informasi/keluaran/output. Data atau bukti transaksi dapat berupa faktur penjualan, memo, kuitansi, bukti kas masuk, bukti kas keluar, order pembelian, permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, daftar gaji/upah, bukti permintaan dan pengeluaran barang dsb.

2. Keputusan yang Diambil Organisasi dan Informasi yang Dibutuhkan untuk Membuatnya.

       Semua organisasi memerlukan informasi untuk membuat keputusan yang efektif. Selain itu, semua organisasi memiliki proses bisnis tertentu di mana mereka terus terlibat. Bisnis proses adalah serangkaian kegiatan dan tugas terkait, terkoordinasi, dan terstruktur yang dilakukan oleh seseorang, komputer, atau mesin komputer atau mesin, dan yang membantu mencapaian tujuan organisasi tertentu. Untuk membuat keputusan yang efektif, organisasi harus memutuskan keputusan apa yang perlu mereka buat, informasi apa yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan, dan bagaimana mengumpulkan dan memproses data diperlukan untuk menghasilkan informasi. Pengumpulan dan pemrosesan data ini sering dikaitkan dengan dasar proses bisnis dalam suatu organisasi. Untuk menggambarkan proses pengidentifikasian informasi kebutuhan dan proses bisnis, mari kembali ke studi kasus S&S kami.

 2.1 Informasi yang dibutuhkan 
        Scott dan Susan memutuskan mereka harus memahami bagaimana S&S berfungsi sebelum mereka dapat mengidentifikasi informasi yang mereka butuhkan untuk mengelola S&S secara efektif. Kemudian mereka dapat menentukan jenis data dan prosedur yang mereka perlukan untuk mengumpulkan dan menghasilkan informasi itu. Mereka menciptakan Tabel 1-2

Scott dan Susan menyadari bahwa daftar itu tidak lengkap, tetapi mereka puas bahwa itu menyediakan ikhtisar S&S yang bagus. Mereka juga mengakui bahwa tidak semua informasi yang tercantum dalam kolom kanan akan diproduksi secara internal oleh S&S. Informasi tentang ketentuan pembayaran untuk pembelian barang dagangan, misalnya, akan disediakan oleh vendor. Dengan demikian, S&S harus efektif mengintegrasikan data eksternal dengan data yang dihasilkan secara internal sehingga Scott dan Susan dapat menggunakan keduanyajenis informasi untuk menjalankan S&S.
S&S akan berinteraksi dengan banyak pihak eksternal, seperti pelanggan, vendor, dan pemerintah
lembaga, serta dengan pihak internal seperti manajemen dan karyawan.
Untuk lebih memahami interaksi yang lebih penting dengan pihak-pihak ini,

2.2 Proses bisnis
Scott memutuskan untuk mengatur kembali proses bisnis yang tercantum dalam Tabel 1-2 ke dalam kelompok terkait
transaksi. Transaksi adalah perjanjian antara dua entitas untuk bertukar barang atau jasa
atau peristiwa lain apa pun yang dapat diukur secara ekonomi oleh suatu organisasi. Contohnya
termasuk menjual barang ke pelanggan, membeli persediaan dari pemasok, dan membayar karyawan.
Proses yang dimulai dengan mengambil data transaksi dan berakhir dengan output informasi,
seperti laporan keuangan, disebut pemrosesan transaksi. Pemrosesan transaksi adalah
dibahas lebih dalam di Bab 2.
Banyak kegiatan bisnis adalah pasangan peristiwa yang terlibat dalam pertukaran memberi-mendapat. Sebagian besar organisasi terlibat dalam sejumlah kecil pertukaran memberi, tetapi setiap jenis pertukaran terjadi
berkali-kali. Sebagai contoh, S&S akan memiliki ribuan penjualan kepada pelanggan setiap tahun sebagai gantinya untuk uang tunai. Demikian juga, S&S akan terus membeli persediaan dari pemasok dengan imbalan uang tunai. Pertukaran ini dapat dikelompokkan menjadi lima proses bisnis utama atau transaksi
siklus:
● Siklus pendapatan, di mana barang dan jasa dijual secara tunai atau janji masa depan untuk diterima kas. Siklus ini dibahas pada Bab 12.
● Siklus pengeluaran, di mana perusahaan membeli inventaris untuk dijual kembali atau bahan baku
untuk digunakan dalam memproduksi produk dengan imbalan uang tunai atau janji di masa depan untuk membayar tunai. Ini siklus dibahas dalam Bab 13.
untuk meringkas bagian dari analisis mereka. Ini daftar proses bisnis dasar S & S, beberapa keputusan kunci yang perlu dibuat untuk setiap proses, dan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan.

● Siklus produksi atau konversi, di mana bahan baku diubah menjadi barang jadi
barang. Siklus ini dibahas pada Bab 14.
● Sumber daya manusia / siklus penggajian, di mana karyawan dipekerjakan, dilatih, diberi kompensasi, dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan. Siklus ini dibahas pada Bab 15.
● Siklus pembiayaan, di mana perusahaan menjual saham di perusahaan kepada investor dan meminjam uang, dan di mana investor dibayar dividen dan bunga dibayarkan atas pinjaman.
Siklus ini memproses beberapa transaksi terkait berulang kali. Misalnya, sebagian besar pendapatan
transaksi siklus adalah menjual barang atau jasa kepada pelanggan atau mengumpulkan uang tunai untuk  penjualan. Gambar 1-2 menunjukkan siklus transaksi utama dan pertukaran give-get yang melekat di masing-masing
siklus.


        Nilai informasi adalah manfaat yang dihasilkan oleh informasi dikurangi biaya
memproduksinya. Manfaat informasi termasuk berkurangnya ketidakpastian, perbaikan keputusan, dan peningkatan kemampuan untuk merencanakan dan menjadwalkan kegiatan. Biaya termasuk waktu dan sumber daya dihabiskan untuk menghasilkan dan mendistribusikan informasi. Biaya dan manfaat informasi bisa sulit untuk mengukur, dan sulit untuk menentukan nilai informasi sebelum diproduksi dan dimanfaatkan. Namun demikian, nilai informasi yang diharapkan harus dihitung secara efektif mungkin sehingga biaya menghasilkan informasi tidak melebihi manfaatnya. Untuk mengilustrasikan nilai informasi, pertimbangkan kasus 7-Eleven. Ketika perusahaan Jepang melisensikan nama 7-Eleven yang sangat sukses dari Southland Corporation, ia berinvestasi besar-besaran di dalamnya. Namun, toko-toko A.S. tidak. Setiap toko 7-Eleven di Jepang diberi komputer yang:

 ● Melacak 3.000 item yang terjual di setiap toko dan menentukan produk apa yang bergerak,
jam berapa siang, dan dalam kondisi cuaca apa.

 ● Melacak apa dan kapan pelanggan membeli untuk memastikan produknya ada dalam stok
paling sering dibeli.

 ● Memesan sandwich dan hidangan nasi dari pemasok secara otomatis. Pesanan ditempatkan dan diisi tiga kali sehari sehingga toko selalu memiliki makanan segar. Selain itu, pemasok juga bisa mengakses 7-Eleven data penjualan secara elektronik sehingga mereka dapat memperkirakan permintaan.

 ● Mengkoordinasikan pengiriman dengan pemasok. Ini mengurangi pengiriman dari 34 menjadi 12 hari, menghasilkan
dalam waktu penerimaan kurang ulama.

 ● Mempersiapkan tampilan grafik berwarna yang menunjukkan area penyimpanan mana yang paling berkontribusi

penjualan dan keuntungan.

3. Nilai Tambah SIA pada Organisasi

AIS yang dirancang dengan baik dapat menambah nilai bagi organisasi dengan:

        1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau layanan. Misalnya, sebuah
AIS dapat memonitor permesinan sehingga operator diberitahu segera ketika kinerjanya
berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Ini membantu menjaga kualitas produk, mengurangi limbah, dan menurunkan biaya.
        2. Meningkatkan efisiensi. Sebagai contoh, informasi tepat waktu membuat pembuatan tepat waktu
pendekatan mungkin, karena memerlukan informasi yang konstan, akurat, terkini tentang mentah
inventaris material dan lokasinya.
        3. Berbagi pengetahuan. Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasi dan menyediakan keunggulan kompetitif. Sebagai contoh, perusahaan CPA menggunakan sistem informasinya
untuk berbagi praktik terbaik dan untuk mendukung komunikasi antar kantor. Karyawan bisa
mencari database perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli untuk memberikan bantuan bagi klien tertentu; dengan demikian, keahlian internasional perusahaan BPA dapat disediakan untuk setiap klien lokal.
        4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya. Misalnya, memungkinkan
pelanggan untuk secara langsung mengakses persediaan dan sistem entri pesanan penjualan dapat mengurangi penjualan dan
biaya pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan.
        5. Memperbaiki struktur kontrol internal. AIS dengan struktur kontrol internal yang tepat
dapat membantu melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem, dan bencana.
        6. Meningkatkan pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan yang lebih baik sangat penting dan dibahas di bawah ini lebih detail.

Pengambilan keputusan adalah kegiatan multistep yang kompleks:
mengidentifikasi masalah, mengumpulkan dan menafsirkan informasi, mengevaluasi cara-cara untuk menyelesaikan masalah, pilih metodologi solusi, dan mengimplementasikan solusinya. AIS dapat memberikan bantuan dalam semua fase pengambilan keputusan. Laporan dapat membantu mengidentifikasi masalah potensial. Model keputusan dan alat analitik dapat berupa disediakan untuk pengguna. Bahasa query dapat mengumpulkan data yang relevan untuk membantu membuat keputusan. Berbagai alat, seperti antarmuka grafis, dapat membantu pembuat keputusan menginterpretasikan hasil model keputusan, mengevaluasi mereka, dan memilih di antara tindakan alternatif. Selain itu, AIS bisa memberikan umpan balik tentang hasil tindakan.

AIS dapat membantu meningkatkan pengambilan keputusan dalam beberapa cara:
● Dapat mengidentifikasi situasi yang memerlukan tindakan manajemen. Misalnya, laporan biaya dengan varians yang besar mungkin merangsang manajemen untuk menyelidiki dan, jika perlu, mengambil tindakan perbaikan.
● Ini dapat mengurangi ketidakpastian dan dengan demikian memberikan dasar untuk memilih di antara tindakan alternatif.
● Dapat menyimpan informasi tentang hasil keputusan sebelumnya, yang memberikan nilai umpan balik yang dapat digunakan untuk meningkatkan keputusan di masa depan. Misalnya, jika perusahaan
mencoba strategi pemasaran tertentu dan informasi yang dikumpulkan menunjukkan bahwa itu memang berhasil tidak berhasil, perusahaan dapat menggunakan informasi itu untuk memilih strategi pemasaran yang berbeda.
● Dapat memberikan informasi yang akurat secara tepat waktu. Misalnya, Walmart memiliki
database besar yang berisi informasi terperinci tentang transaksi penjualan di masing-masing
toko-tokonya. Ini menggunakan informasi ini untuk mengoptimalkan jumlah setiap produk yang dibawa pada masing-masing toko.
● Dapat menganalisis data penjualan untuk menemukan barang yang dibeli bersama, dan dapat menggunakannya informasi untuk meningkatkan tata letak barang dagangan atau untuk mendorong penjualan tambahan barang terkait. Misalnya, Amazon menggunakan database penjualannya untuk menyarankan buku tambahan pelanggan untuk membeli.
Fokus 1-3 membahas bagaimana TI menambah nilai pada UPS.

4.Ringkasan dan Kesimpulan Kasus
Susan dan Scott merefleksikan apa yang telah mereka lakukan untuk mencoba dan memahami keputusan S&S apa perlu membuat dan informasi yang diperlukan untuk membuatnya. Mereka mulai dengan memperoleh memahami proses bisnis dasar S&S dan keputusan kunci yang harus dibuat
untuk mengoperasikan bisnis secara efektif. Mereka mengikutinya dengan analisis internal dan eksternal pihak-pihak yang AIS harus berinteraksi dengan dan informasi yang dimiliki AIS untuk menyediakannya. Karena S&S adalah perusahaan merchandising ritel, proses bisnisnya dapat dijelaskan dalam hal empat siklus transaksi dasar:
1. Siklus pendapatan mencakup semua transaksi yang melibatkan penjualan ke pelanggan dan pengumpulan
penerimaan kas untuk penjualan tersebut.
2. Siklus pengeluaran mencakup semua transaksi yang melibatkan pembelian dan pembayaran
barang dagangan yang dijual oleh S&S, serta layanan lain yang dikonsumsinya, seperti sewa dan
utilitas.
3. Sumber daya manusia / siklus penggajian mencakup semua transaksi yang melibatkan perekrutan,
pelatihan, dan pembayaran karyawan.
4. Siklus pembiayaan mencakup semua transaksi yang melibatkan investasi modal pada
perusahaan, meminjam uang, pembayaran bunga, dan pembayaran pinjaman.
Keempat siklus ini berinteraksi dengan buku besar dan sistem pelaporan, yang terdiri
dari semua kegiatan yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan dan manajerial lainnya
laporan. Scott dan Susan akan membutuhkan AIS yang dirancang dengan baik untuk memberikan informasi yang mereka butuhkan merencanakan, mengelola, dan mengendalikan bisnis mereka secara efektif. AIS mereka harus dapat memproses data tentang penjualan dan penerimaan kas, pembelian dan pembayaran barang dagangan dan layanan, penggajian dan transaksi terkait pajak, serta memperoleh dan membayar aset tetap. AIS perusahaanjuga harus memberikan informasi yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan. Untungnya, ada banyak paket akuntansi berbasis komputer yang tersedia untuk ritel industri. Ketika mereka mulai melihat berbagai paket perangkat lunak, Scott dan Susan cepat belajar bahwa pengetahuan akuntansi yang cukup diperlukan untuk memilih yang akan paling cocok untuk bisnis mereka. Karena keduanya tidak memiliki latar belakang akuntansi, Scott dan Susan memutuskan bahwa tugas mereka selanjutnya adalah menyewa seorang akuntan.

Sumber :

Sistem Informasi Akuntansi (Teori dan Konsep Desain SIA), Indrayati,Dra., MSA., Ak., CA

Accounting information System, Marshaall B. Romney & Paul John Steinbart

*bisa di Download Di

http://siastie.yolasite.com/

http://yanantomihadi.blog.mercubuana.ac.id/2018/03/21/ebook-sistem-informasi-akuntansi-romney-ais13/

https://www.researchgate.net/publication/324767615_Sistem_Informasi_Akuntansi_Teori_dan_Konsep_Desain_SIA