Teknik Dokumentasi Sistem - sistem

Diagram Aliran Data
        Diagram aliran dsta (DFD) menggambarkan secara grafis aliran data dalam suatu organisasi. Ini menggunakan simbol yang ditunjukkan pada Gambar 3-l untuk mewakili elenent fourbasic: sumber dan tujuan data, aliran data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Sebagai contoh, Gambar 3-2 menunjukkan bahwa input ke proses C adalah aliran data B, yang berasal dari sumber data A. Output dari proses C adalah data florvs D dan E. Aliran data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan aliran data D dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I dan G sebagai output. Aliran data G berasal dan kembali ke penyimpanan data H. Aliran data I dikirim ke tujuan data K. Gambar 3-3 memberikan judul-judul spekulatif untuk setiap proses yang digambarkan dalam Gambar 3-2. Gambar3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk memeriksa empat elemen dasar DFD secara lebih rinci. Sumber data dan tujuan dsta adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau diproduksi oleh sistem. Entitas dapat menjadi sumber dan tujuan. Mereka diwakili oleh kuadrat, seperti yang diilustrasikan oleh item A (pelanggan), J (bank), dan K (manajer kredit) pada Gambar 3-3.

Aliran data adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melalui proses transformasi data. Aliran data diberi label untuk menunjukkan informasi apa yang mengalir. Satu-satunya pengecualian adalah aliran data antara proses dan penyimpanan data, seperti aliran data G pada Gambar 3-3, karena aliran data biasanya jelas. Dalam aliran data G, data dari file piutang, file, diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Aliran data lain pada Gambar 3-3 adalah B (pembayaran pelanggan), D (data pengiriman uang), E (deposit), dan I (informasi piutang). Jika dua atau lebih aliran data bergerak bersama, satu baris digunakan. Sebagai contoh, aliran data B (pembayaran pelanggan) terdiri dari data pembayaran dan pengiriman uang. Proses 1.0 (proses pembayaran) membaginya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang usaha, dan pembayaran (E) disimpan di bank. Jika data mengalir secara terpisah, dua baris digunakan. Sebagai contoh, Gambar 3-4 menunjukkan dua baris karena permintaan pelanggan (L) tidak selalu menyertai pembayaran (B). Jika diwakili oleh aliran data yang sama, elemen yang terpisah dan tujuan yang berbeda dikaburkan, dan DFD lebih sulit untuk ditafsirkan. Proses mewakili transformasi data. Gambar 3-3 menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran pelanggan menjadi data pengiriman uang dan cek, yang disimpan di bank. Pembaruan proses piutang (F) menggunakan data remitansi (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim informasi piutang kepada manajer kredit.

Saya juga menyimpan repositori data. DFD tidak menunjukkan media penyimpanan fisik (seperti d server atau kertas) yang digunakan untuk menyimpan data. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3-3, penyimpanan data (H) diwakili oleh garis horizontal, dengan nama file yang ditulis di dalam garis.

 Subsividing DFD

        DFD dibagi lagi menjadi level yang lebih rendah secara berturut-turut untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat sepenuhnya digambarkan dalam satu lembar kertas. Selain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai level dapat lebih baik memenuhi persyaratan yang berbeda. DFD tingkat tertinggi disebut sebagai diagram konteks karena menyediakan pembaca dengan tampilan ringkasan tingkat sistem. Ini menggambarkan sistem pemrosesan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan input dan output sistem. Misalnya, Ashton menggambar Gambar 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur pemrosesan daftar gaji di S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu dari berbagai departemen dan data karyawan dari sumber daya manusia. Sistem memproses data ini dan menghasilkan (l) laporan pajak dan pembayaran untuk lembaga pemerintah, (2) gaji karyawan, (3) cek gaji yang disimpan dalam rekening penggajian di bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen. Ashton menggunakan deskripsi prosedur pemrosesan daftar gaji S&S pada Tabel 3-l untuk menguraikan diagram konteks menjadi tingkat yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing dengan jumlah detail yang semakin meningkat. Baca deskripsi ini dan tentukan yang berikut: 

o Berapa banyak kegiatan pengolahan data utama yang terlibat? 

a Apa input dan output data dari setiap kegiatan (mengabaikan semua referensi untuk orang, departemen, dan tujuan dokumen)? 

Narasi dalam Tabte 3-1 menjelaskan lima kegiatan pemrosesan data:

1. Memperbarui file master karyawan / penggajian (paragraf pertama).

2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Kemudian di bab ini, Anda akan melihat pengelompokan aktivitas ini menjadi bagian-bagian yang lebih kecil di DFD tingkat bawah.

3. Menghasilkan laporan manajemen (paragraf ketiga).

4. Membayar pajak (paragraf keempat).

5. Posting entri ke buku besar (paragraf terakhir).

        Lima aktivitas dan semua arus masuk dan keluar data ditunjukkan pada Tabel 3-2. Ashton meledak diagram konteksnya dan menciptakan Level 0 DFD (disebut level 0 karena ada nol poin desimal bermakna-1,0, 2.0, dll) yang ditunjukkan pada Gambar 3-6. Perhatikan bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DFD ini. Untuk contoh, dalam proses 2.0, arus masuk dan keluar data yang tidak terkait dengan entitas eksternal atau ke proses lain tidak digambarkan (tabel pajak dan daftar gaji). Alur data ini internal untuk aktivitas "karyawan yang dibayar" dan ditampilkan pada tingkat DFD berikutnya.

         Ashton membumimngkan proses 2.0 (membayar karyawan) untuk membuat DFD Level 1 (memiliki satu tempat desimal bermakna -2. I, 2.2, dll.). Gambar 3-7 memberikan detail lebih lanjut tentang proses data yang terlibat dalam membayar karyawan, dan itu termasuk tabel tarif pajak dan aliran data daftar gaji dihilangkan dari Gambar 3-6. Dengan cara yang serupa, setiap proses Gambar 3-6 dapat diledakkan, menggunakan DFD Tingkat I, untuk menunjukkan tingkat detail yang lebih besar. Beberapa pedoman umum untuk mengembangkan DFD ditunjukkan pada Fokus 3-1.

FLOWCHART

        Diagram alir adalah teknik analitik yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan seperangkat simbol standar untuk menggambarkan secara gamblang prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan aliran data melalui suatu sistem. Simbol yang digunakan untuk membuat diagram alur ditunjukkan pada Gambar 3-8. Flowcharting diperkenalkan oleh insinyur industri pada 1950-an sebagai cara (l) merekam bagaimana proses bisnis dilakukan dan dokumen mengalir dan (2) menganalisis cara memperbaiki proses dan mendokumentasikan aliran. Segera auditor internal mulai menggunakan diagram alur dalam audit operasional untuk lebih memahami proses bisnis perusahaan mereka. Kemudian, auditor eksternal mulai

        menggunakan diagram alur untuk mengevaluasi kontrol internal klien mereka. Flowchart menjadi lebih penting ketika Sarbanes Oxley Act mengharuskan perusahaan untuk mendokumentasikan proses bisnis dan kontrol internal mereka. Diagram alir memiliki kemajuan yang signifikan. Representasi bergambar jauh lebih mudah dipahami daripada deskripsi naratif. Baik auditor maupun pemilik bisnis dapat menggunakan diagram alur sebagai alat kerja selama diskusi. {'Hai. Untuk bagan alur yang berpengalaman menggunakan alat menggambar yang terkomputerisasi, bagan alur menyediakan cara mudah untuk menangkap dan merekam data selama wawancara, dan mereka dapat dengan mudah dan cepat direvisi. Bagan alur memang memiliki beberapa kelemahan. Beberapa orang tidak menyukai atau memahaminya. Banyak yang ditarik dengan buruk dan karenanya tidak membantu sebagaimana mestinya. Mereka butuh waktu untuk bersiap jika flowcharter tidak dilatih dengan benar. Bagan alir awal digambar menggunakan templat bagan alir, selembar plastik keras dan lentur tempat simbol telah dipotong mati. Sebagian besar diagram alur sekarang diambil menggunakan program perangkat lunak seperti Visio. Flowchart juga dapat digambar menggunakan Microsoft Word, Excel, atau PowerPoint. Simbol diagram alur dibagi menjadi empat kategori, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3-8: l. Simbol inputloutput mewakili perangkat atau media yang memberikan input atau merekam output dari operasi pemrosesan. 2. Memproses simbol menunjukkan jenis perangkat apa yang digunakan untuk memproses data atau menunjukkan kapan pemrosesan dilakukan secara manual. 3. Simbol Starage mewakili perangkat yang digunakan untuk menyimpan data. 4. Simbol flow dan miscellneous menunjukkan aliran data, di mana diagram alur dimulai atau berakhir, di mana keputusan dibuat, dan kapan harus menambahkan catatan penjelasan ke diagram alur.

DOKUMEN FLOWCHART

        Diagram alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi di antara area tanggung jawab dalam suatu organisasi. Mereka melacak dokumen dari buaiannya sampai ke liang kubur, menunjukkan dari mana setiap dokumen berasal, distribusinya, tujuannya, sifatnya, dan segala sesuatu yang terjadi ketika mengalir melalui sistem. Diagram alir dokumen sangat berguna dalam menganalisis prosedur pengendalian internal. Diagram alir dokumen yang menggambarkan dan mengevaluasi kontrol internal sering disebut sebagai diagram alur kontrol internal. Mereka dapat mengungkapkan kelemahan atau ketidakefisienan sistem, seperti aliran komunikasi yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak perlu dalam aliran dokumen, atau prosedur yang bertanggung jawab untuk menyebabkan keterlambatan yang boros. Diagram alur dokumen yang disiapkan sebagai bagian dari proses desain sistem harus dimasukkan dalam dokumentasi sistem. Diagram alir dokumen yang dikembangkan Ashton untuk proses penggajian di S&S, seperti dijelaskan pada Tabel 3-1 dan 3-2, ditunjukkan pada Gambar 3-9. Pedoman umum untuk menyiapkan diagram alur yang mudah dibaca, jelas, ringkas, konsisten, dan dapat dipahami disajikan dalam Fokus 3-2 (lihat halaman 80).

SISTEM FLOWCHART

        Bagan alur sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sistem. Diagram alir sistem dimulai dengan mengidentifikasi input sistem dan asal-usulnya. Input diikuti oleh pemrosesan yang dilakukan pada data. Informasi baru yang dihasilkan adalah komponen keluaran, yang dapat disimpan untuk digunakan nanti, ditampilkan di layar, atau dicetak di atas kertas. Dalam banyak keadaan, output dari satu proses adalah input ke proses lainnya. 

        Diagram alir sistem pemrosesan penjualan pada Gambar 3-10 mewakili proposal Ashton untuk mengambil data penjualan menggunakan terminal penjualan yang canggih. Terminal-terminal ini akan mengedit data penjualan dan mencetak tanda terima pelanggan. Semua data penjualan akan disimpan dalam file data penjualan pada disk. Pada akhir setiap hari, data akan diteruskan ke komputer S&S, di mana akan dirangkum dan total batch akan dicetak. Total batch adalah jumlah item numerik yang terkandung dalam setiap transaksi yang sedang diproses. Contohnya adalah total penjualan untuk semua transaksi penjualan. Data ringkasan kemudian akan diproses, dan total batch akan kembali dihasilkan dan dicetak. Jumlah ini akan dibandingkan dengan total batch yang dihasilkan sebelum pemrosesan, karena semua kesalahan dan pengecualian akan direkonsiliasi. Basis data piutang, inventaris, dan pemasaran penjualan serta buku besar umum akan diperbarui. pengguna dapat mengakses file kapan saja dengan menggunakan pemrosesan pertanyaan